Política de privacidad
Qué datos trata CitaBot, para qué, cuánto tiempo se guardan, con quién se comparten y qué puedes hacer al respecto. Conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Última actualización: 12 de octubre de 2026
Quién trata tus datos
No hay delegado de protección de datos: por el tamaño y el tipo de actividad, no es obligatorio designarlo.
- Titular
- Manuel Hernández Arenas
- NIF
- 08879897B
- Domicilio
- Florida Blanca 24, 06220 Villafranca de los Barros (Badajoz), España
- Correo de contacto
- manuelha@maherassw.es
- Servicio
- CitaBot — agente de citas por WhatsApp
Dos papeles distintos, según quién seas
Esto es lo primero que hay que entender, porque cambia a quién tienes que reclamar y quién decide sobre tus datos.
Si eres el negocio que contrata CitaBot —una clínica, una peluquería, un centro de fisioterapia—, respecto de los datos de tu cuenta el responsable somos nosotros: tú nos los das para que te prestemos el servicio.
Pero respecto de los datos de tus clientes —quien te escribe por WhatsApp para pedir hora— el responsable eres tú. Nosotros somos encargados del tratamiento: tratamos esos datos siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio, y para nada más. Eso se formaliza en el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD que se firma al contratar.
Y si has llegado aquí porque escribiste al WhatsApp de un negocio: quien decide sobre tus datos es ese negocio, no nosotros. Lo que sigue te cuenta qué hacemos con ellos por su cuenta.
Si eres el negocio que contrata CitaBot
- Qué se recoge
- El nombre de tu negocio, tu correo electrónico y una contraseña, que no se guarda: se guarda su huella criptográfica (bcrypt), de la que no se puede recuperar la original.
- Lo que configuras
- Tus servicios y sus duraciones, tus horarios, los días que cierras, tu equipo y qué sabe hacer cada uno, y el tono con el que quieres que hable el agente.
- Credenciales de terceros
- Los identificadores y tokens de tu cuenta de WhatsApp Business y de tu Google Calendar, y la clave de la API de tu cuenta de Anthropic. Se guardan cifrados con AES-256-GCM y no se pueden leer sin la clave de cifrado, que vive fuera de la base de datos. En el panel sólo se enseñan sus últimos caracteres.
- Para la gestión
- El plan contratado, el estado de la suscripción, la fecha de renovación y las notas internas que se tomen sobre tu cuenta.
- Para qué
- Prestarte el servicio: que el agente conteste por ti con tu cuenta de Anthropic, que las citas entren en tu calendario y que sepamos cuándo toca renovar.
- El nombre del asistente
- Cómo quieres que se llame el asistente que atiende a tus clientes (por defecto, Senu). Lo eliges tú en el panel, y es lo único de la presentación que puedes cambiar: la frase que dice que es una inteligencia artificial la pone el sistema.
- El modelo de Claude
- Cuál de los modelos de Claude (Haiku, Sonnet u Opus) quieres que redacte las respuestas. Lo eliges tú en el panel, con el precio de cada uno a la vista, y el gasto va a tu cuenta de Anthropic. Si no eliges, se usa Haiku, el más económico.
- Los topes de mensajes
- Cuántos mensajes como máximo quieres que conteste el agente por cliente y hora, y al día entre todos. Los eliges tú, y sirven para que nadie te genere una factura de Anthropic escribiendo en bucle.
- Base jurídica
- La ejecución del contrato de servicio que nos une, y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables que se derivan de él.
- Cuánto se guarda
- Mientras seas cliente. Al terminar, tus datos de facturación se conservan los cuatro años que exige la normativa fiscal; el resto se elimina.
Te atiende una máquina, y se te dice
Quien escribe al WhatsApp de un negocio que usa CitaBot está hablando con un sistema de inteligencia artificial, no con una persona. Se le dice al empezar la conversación: el primer mensaje que recibe empieza por «Hola, muy buenas, soy [nombre del asistente], el asistente de IA de [el negocio]», antes de cualquier otra cosa, y no se repite en el resto de la conversación.
Puedes pedir en cualquier momento que te atienda una persona. En cuanto lo haces, el agente deja de responder en ese hilo y la conversación queda para el negocio. También ocurre solo si preguntas algo que el agente no sabe: lo dice y te pasa, en vez de inventarse una respuesta.
Si le preguntas directamente si es una persona o una máquina, contesta la verdad. No tiene permitido decir que es del equipo ni dar rodeos.
Lo único que decide por su cuenta es qué horas te ofrece y cerrar la cita que elijas, mirando la agenda real del negocio. No valora tu caso, no da precios que no le hayan dicho y, si describes una urgencia médica, no la evalúa: te dice que llames al 112 o acudas a urgencias.
Esta información se da por el artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689, de inteligencia artificial.
Si has escrito al WhatsApp de un negocio que usa CitaBot
No se te pide ningún dato de salud y el agente no está hecho para recogerlos. Si tú escribes por tu cuenta algo sobre tu estado de salud, se guarda como parte de la conversación, igual que si se lo hubieras escrito al negocio por WhatsApp sin nosotros en medio.
Si mandas una foto, un audio o un documento —un informe, una radiografía—, ese archivo NO se descarga ni se guarda aquí: se queda en WhatsApp, que es donde lo has puesto. De él sólo se anota que llegó algo, de qué clase y cuándo, para que el negocio sepa que tiene que abrirlo. El texto que escribas junto al archivo tampoco se guarda. El agente no lo lee, no lo interpreta y no se lo manda a nadie: te contesta que eso lo mira una persona y deja de responder en esa conversación hasta que alguien del negocio entre.
La conversación entera se guarda porque es lo que permite al negocio ver qué te dijo su agente y responder si hace falta. En cualquier momento puede escribirte una persona: cuando eso pasa, el agente se calla en ese hilo.
Lo que se guarda del envío de Meta es sólo lo necesario —quién escribe, qué escribe y cuándo—, no el sobre entero que manda su plataforma.
- Qué se recoge
- Tu número de teléfono, el nombre que des si lo das, y los mensajes de la conversación.
- Si acabas pidiendo cita
- El servicio que pides, el día y la hora, y el profesional que te atiende.
- Para qué
- Atenderte, darte una hora que esté libre de verdad y recordártela el día antes.
- Base jurídica
- La que corresponda al negocio al que escribes, que es el responsable. Habitualmente, la ejecución del contrato o las medidas precontractuales que pides al solicitar una cita.
- Cuánto se guarda
- Las conversaciones, 12 meses desde el último mensaje; las citas, 24 meses desde el día de la visita. Pasado el plazo se borran solas todas las noches, y con ellas tu nombre y tu teléfono si no queda nada más. Antes de eso puedes pedirle al negocio que lo borre.
Qué se le pide a tu Google Calendar, y qué se hace con ello
No se pide acceso al resto de tus calendarios, ni a tus contactos, ni a tu correo, ni a ningún otro servicio de Google. Antes se pedía un permiso más amplio y se redujo a estos tres después de comprobar exactamente qué llamadas hace la aplicación.
Los datos que llegan de Google no se venden, no se ceden a terceros, no se usan para publicidad, no se usan para entrenar modelos y no los lee ninguna persona salvo para arreglar una avería que tú hayas comunicado.
- Ver qué horas tienes ocupadas
- Se consulta la disponibilidad del calendario que elijas. Devuelve intervalos de ocupado y libre, no de qué son las citas.
- Crear, mover y anular eventos
- Sólo los de las citas que gestiona el agente, en el calendario que hayas elegido para cada profesional.
- Leer la lista de tus calendarios
- Una sola vez, en la pantalla de ajustes, para que puedas elegir en cuál va cada profesional. Sólo lectura, y no se modifica esa lista.
CitaBot's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Con quién se comparten los datos
Con nadie más que con los proveedores que hacen falta para que el servicio funcione. No se venden, no se ceden y no se usan para publicidad.
Dos de ellos trabajan con la cuenta del propio negocio y no con una nuestra: WhatsApp, con la cuenta de WhatsApp Business del negocio, y Anthropic, con la cuenta de Anthropic del negocio. Con ellos el negocio tiene su propio contrato y sus propias condiciones, y nosotros les enviamos los datos por cuenta del negocio y siguiendo sus instrucciones.
- Meta Platforms Ireland
- Es por donde entran y salen los mensajes de WhatsApp, con la cuenta de WhatsApp Business del negocio. Sin ella no hay servicio.
- Anthropic PBC (Estados Unidos)
- El modelo de Claude que redacta las respuestas (Haiku, Sonnet u Opus, el que elija cada negocio). Recibe el mensaje del cliente y los datos del negocio que hacen falta para contestar, y lo hace con la cuenta que el propio negocio tiene contratada con Anthropic: es el negocio quien acepta sus condiciones y a quien Anthropic factura. Según sus condiciones para empresas, no usa lo que se le envía por la API para entrenar sus modelos.
- Google Ireland
- El calendario donde se apuntan las citas, si lo conectas.
- Hostinger International
- El servidor donde se aloja todo esto.
Algunos de estos proveedores están fuera de la Unión Europea o pueden tratar datos fuera de ella. Esas transferencias se amparan en las garantías que cada uno declara —cláusulas contractuales tipo o decisión de adecuación—, y se pueden consultar en sus respectivas políticas.
Se le envía a cada uno lo justo para su función. Al modelo no se le manda tu histórico entero: sólo los últimos mensajes de la conversación en curso.
Los accesos a tu panel quedan anotados
Para poder ayudarte —configurarte el agente, arreglar algo que se haya torcido— existe la posibilidad de entrar en tu panel desde la administración, sin necesidad de tu contraseña.
Cada una de esas entradas y salidas queda registrada con la fecha, la hora y la dirección IP desde la que se hizo. Ese registro sólo se añade, nunca se corrige ni se borra, y sirve precisamente para que puedas saber quién entró en tu cuenta y cuándo. Puedes pedir una copia de lo que conste sobre tu negocio escribiendo al correo de contacto.
Desde ahí no se puede cambiar tu contraseña: para eso hay un botón aparte en la administración que deja constancia de quién lo hizo. Es a propósito, para que nadie pueda dejarte fuera de tu propia cuenta y que parezca que fuiste tú.
Cómo se protegen
Todo viaja cifrado por HTTPS. Las contraseñas se guardan con bcrypt, que no permite recuperar la original. Los tokens de WhatsApp y de Google y la clave de Anthropic se guardan cifrados con AES-256-GCM y la clave de cifrado no está en la base de datos, de modo que una copia de la base sin ella no sirve para descifrarlos.
La clave de Anthropic de cada negocio sólo se usa para atender a los clientes de ese negocio. Nunca se usa para otro, y si un negocio no la ha puesto, su agente no contesta: no hay una cuenta común de respaldo.
Cada negocio está aislado de los demás: ninguna consulta a la base de datos puede leer datos de otro cliente, y hay pruebas automáticas que lo comprueban en cada cambio del código.
Los mensajes que llegan de Meta se verifican con firma criptográfica antes de tocarlos: uno que no venga firmado por Meta se rechaza.
Tus derechos
Puedes pedir acceso a tus datos, su rectificación, su supresión, la limitación del tratamiento, su portabilidad y oponerte al tratamiento. Basta con escribir a manuelha@maherassw.es.
Si escribiste al WhatsApp de un negocio y quieres ejercer esos derechos sobre esa conversación, pídeselo a ese negocio: es quien decide sobre esos datos. Si te diriges a nosotros, te pondremos en contacto con él o trasladaremos tu petición, pero no podemos resolverla por nuestra cuenta.
Si crees que tus datos no se están tratando bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Cambios en esta política
Si cambia algo de lo que dice aquí, cambia la fecha de arriba. Los cambios que afecten a lo que se hace con los datos de tus clientes se avisan por correo a los negocios que tengan el servicio contratado, antes de aplicarlos.